Экспедитор

Поступившее в организацию письмо должно своевременно попасть к нужному адресату, а исходящий пакет — быть правильно оформлен и передан на отправку. Если корреспонденция не зарегистрирована, вложения повреждены или адрес указан неверно, возникают задержки в работе подразделений и риск утраты документов. Экспедитор обеспечивает приём, обработку, учёт и движение входящей и исходящей корреспонденции. Программа профессионального обучения готовит к выполнению этих операций в канцеляриях и службах документационного обеспечения. Слушатели изучают порядок сортировки писем и пакетов, проверки оформления отправлений, вскрытия разрешённой к обработке корреспонденции и сверки вложений. Осваиваются индексирование, регистрация в реестровых книгах и описях, адресование, конвертование и маркировка исходящих документов. Рассматриваются правила передачи корреспонденции подразделениям, сохранности документов, обработки отправлений с недостатками и применения оборудования для работы с почтой. Особое внимание уделяется точности регистрационных записей и соблюдению установленного порядка обработки документов. По завершении подготовки слушатель сдаёт квалификационный экзамен и получает квалификацию экспедитора.

После освоения программы и успешного прохождения квалификационного экзамена присваивается квалификация экспедитора без дополнительного обозначения разряда, класса или категории. Свидетельство подтверждает подготовку к приёму и обработке деловой корреспонденции, регистрации входящих и исходящих отправлений, проверке вложений, адресованию документов и обеспечению их сохранности при прохождении через экспедицию организации.

Подготовка охватывает движение корреспонденции в организации, регистрацию отправлений, проверку их оформления, ведение реестров, использование оборудования и действия при обнаружении отсутствующих или повреждённых вложений. Квалификационный экзамен включает практическую квалификационную работу по обработке входящих и исходящих отправлений, оформлению регистрационных записей и передаче документов адресатам, а также теоретическую проверку знаний делопроизводства и требований безопасности.

• Порядок организации работы экспедиции, канцелярии и подразделений, участвующих в обработке деловой корреспонденции.
• Правила приёма, сортировки, вскрытия и проверки вложений входящих писем и пакетов с учётом установленного порядка обработки отправлений.
• Способы индексирования и регистрации корреспонденции, назначение реестровых книг, описей и регистрационных записей.
• Требования к оформлению адресных реквизитов, конвертованию, маркировке и подготовке исходящих отправлений.
• Правила сохранности документов, эксплуатации оборудования для обработки корреспонденции и охраны труда на рабочем месте.

• Принимать поступающую корреспонденцию и определять порядок её обработки по виду отправления и установленным правилам организации.
• Проверять оформление писем и пакетов, наличие предусмотренных вложений и соответствие адресных сведений.
• Индексировать и регистрировать корреспонденцию в реестрах, описях и используемых организацией электронных учётных формах.
• Сортировать документы по адресатам и подразделениям, подготавливать их к передаче с фиксацией необходимых сведений.
• Конвертовать, адресовать и маркировать исходящие отправления, выявлять ошибки оформления и сообщать о повреждениях или недостающих вложениях.

• Последовательной обработки входящего отправления от получения до передачи документа установленному адресату.
• Точного сопоставления содержимого разрешённых к вскрытию пакетов с сопроводительными сведениями и фиксации выявленных расхождений.
• Ведения регистрационных записей без пропусков, дублирования номеров и ошибок при указании отправителей и получателей.
• Подготовки партий исходящих писем с проверкой адресования, комплектности конвертов и соответствия почтовой маркировки.
• Поддержания сохранности корреспонденции, порядка на рабочем месте и своевременного информирования о неисправности обрабатывающего оборудования.